Konsep Peminjaman

    1. Pengertian Peminjaman

Menurut Amsyah (2005:202) Yang dimaksud dengan peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi.        

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) Peminjaman adalah: “Peminjaman berasal dari kata pinjam yang berarti menggaunakan barang milik orang lain untuk sementara waktu”.

Peminjaman rekam medis dapat disimpulkan rekam medis untuk sementara waktu dapat dipinjam guna kepentingan berobat ulang, penelitian, hukum, dan lain sebagainya.

2. Standar Prosedur Peminjaman Rekam Medis

                        Menurut Dirjen Yanmed (2006 :137) Sebagai berikut :

a.    Prasyaratan

1)         Rekam Medis

2)        Formulir permintaan/peminjaman rekam medis

3)         Tracer

b. Sarana

1)        Kompuer

2)        LAN system

3)        Printer

b.   Prasarana

Petunjuk teknis prosedur dan penyelenggaraan rekam medis

c.    Prosedur 

1)   peminjaman rekam medis dapat dilakukan melalui pendaftaran pasien rawat jalan, pendaftaran pasien rawat inap, ruang perawatan, dan unit penunjang medik di rumah sakit.

2)   Peminjaman rekam medis ditujukan ke unit atau bagian rekam medis dan dapat dilakukan secara online maupun manual (via telepon atau datang sendiri ke unit/bagian rekam medis)

3)   Peminjaman rekam medis dapat digunakan untuk keperluan kunjungan ke poliklinik, rawat kembali penelitian atas kasus tertentu maupun untuk kasus pengadilan.

4)    rekam medis tidak dapat keluar dari rumah sakit, kecuali untuk bukti dipengadilan.

5)   Hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk mengambil berkas rekam medis yang akan dipinjam.

6)   Pengambilan rekam medis harus menggunakan tracer / kartu peminjaman rekam medis.

7)   Pada formulir peminjaman rekam medis harus selalu dicantumkan tanggal peminjaman, keperluan, nama/bagian peminjaman, serta tanggal rekam medis jatuh tempo untuk dikembalikan ke instalasi rekam medis.

8)   Intalasi rekam medis wajib memiliki buku ekspedisi guna mengetahui perjalanan  rekam medis (rekam medis yang keluar) yang dipinjam secara manual untuk keperluan perawatan, dipinjam dokter, maupun kasus-kasus tertentu.

9)   Untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi lebih dianjurkan untuk menggunakan barkode guna mengetahui perjalanan  rekam medis yang keluar dari instalasi rekam medis agar lebih efektif dan efisien.

10)     Tanggal jatuh tempo pengambilan rekam medis harus selalu diperiksa oleh instalasi rekam medis guna memperkecil resiko hilangnya rekam medis yang dipinjam.

Selama rekam medis berada diruang rawat inap atau sedang dipinjam menjadi tanggung jawab perawat / ruangan / instalasi yang meminjam.

3. Pengguna dan Pemakai Rekam Medis

Pengguna atau pemakai rekam medis (Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II (2006), Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik, Jakarta) adalah pihak-pihak perorangna yang memasukkan, memverifikasi, mengoreksi, menganalisis atau memperoleh informasi dari rekaman, baik secara langsung maupun melalui perantara.

Adapun pengguna rekam medis perorangan (primer dan sekunder) serta pengguna dari kelompok institusi.

Adapun Pengguna Primer Rekam Medis Perorangan yaitu:

A.    Pengguna Primer Rekam Medis Perorangan Primer

1.      Para pemberi layanan (provider), yang termasuk dalam kelompok primer adalah pihak-pihak yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Mereka terdiri dari individu atau pemberi jasa kesehatan perorangan yang meliputi tenaga dokter, perawat, profesi kesehatan pendukung lainnya, dan tenaga klinis.

2.      Para konsumen, yang termasuk dalam kelompok sekunder adalah pasien dan keluarganya yang juga memerlukan informasi rekam medis dirinya (perorangan individu pasien) untuk berbagai kepentingan. Bahkan dalam era keterbukaan masa kini, terlebih dimasa mendatang, kiranya tidak dapat dihindari adanya pasien yang memerlukan fisik rekam medis untuk berbagai kepentingan.

B.     Pengguna Sekunder

1.      Manajer Pelayanan dan Penunjang Pasien, kelompok ini adalah pihak yang menggunakan rekam medis perorangan secara sekunder serta tidak menangani perawatan pasen secara langsung. Kelompok ini menggunakan data rekam medis untuk menilai kinaerja fasilitas kesehatan serta manfaat pelayanan yang diberikan. Data yang diperoleh menggambarkan pola dan kecenderungan pelayanan.

2.      Pihak Pengganti Biaya Perawatan, kelompok ini akan menelaah sejauh apa diagnosis yang terkait dengan biaya perawatan. Penggantian biaya harus sesuai dengan diagnosis akhir dan atau tindakan yang ditegakkan dokter sesudah pasien pulang perawatn. Diagnosis dicantumkan serta ditandatangani dokter tersebut pada lembar ringkasan riwayat pulang (resume) atau dengan tanda tangan. Beerdasarkan diagnosis dan atau tindakan tersebut ahli kode akan menetapkan nomor kode seuai standar klasifikasi yang ditetapkan oleh pemerintah atau sesuai disiplin diagnosis atau tindakan. Informasi kode ini diteruskan unti kerja manajeman informasi kesehatan kepada pihak asuransi.

3.       Pengguna Rekam Medis Sekunder lainnya adalah kantor pasien, pengacara, periset atau investor klinis, wartawa kesehatan, pengambil kebijakan.

Lazimnya pihak penanggung lainnya (akreditor) perlu menganalisis tagihan perawatanyang diajukan oleh kantor tempat pasien bekerja. Akreditor membutuhkan informasi kondisi sakit pasien dari rekam medis untuk klaim (misalnya asuransi tenaga kerja) teruatama bila terjadi penyakit akibat suatu kondisi burukatau efek sampingan.

Pengacara, rekam medis adalah bukti yang sah tentang pemberian pelayanan kesehatan terhadap pasien. Jaksa menggunakannya dalam melindungi kepentingan hukum sarana pelayanan kesehatan dan pasien. Demikian pula kuasa hukum tenaga kesehatan dan pasien juga membutuhkan informasi yang diperlukan.

Penasihat hukum gugatan sipil pasien juga menggunakan rekam medis untuk mendukung klaim kompensasi atas malpraktek medis. Selain itu penasehat juga menggunakan informasi rekam medis untuk menetapkan kompetensi mental seseorang.

Peneliti layanan kesehatan dan klinis, menggunakan data agregat pasien dari rekam medis serta memiliki dampak manfaat metode perawatan serta mencari metode perbaikannya untuk masa mendatang.

Wartawan dan Mass Media, termasuk internet menggunakan data agregat rekam medis dalam bentuk opini public maupaun mewartakan suatu informasi penting yang terkait denagn perkembangan riset klinis, pengobatan alternative, pencegahan dan kesehatan masyarakat.

Pemerintah dan pembuat kebijakan, Membutuhkan data agregat dan informasi kesehatan penduduk, missal tentang penyakit menular, terkait dengan kesehatan social. Dengan demikian jenis kebijakan dan biaya yang diperlukan dapat direncanakan dan diketahui.

Adapun Institusi Pengguna Rekam Medis yaitu:

        Rekam medis adalah sumber utama informasi kesehatan sehingga tidaklah mengherankan bila beragam institusi/organisasi menggunakannya untuk meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan, sesuai dengan tugas masing-masing institusi ataupun organisasi itu.

Institusi Pengguna Rekam Medis

Pemberian pelayanan rawat jalan dan inap	Riset
·         Gabungan usaha (aliansi), asosiasi, jaringan,	·         Unit Registrasi penyakit (mis.kanker)
sistem pemberi pelayanan/ jasa	Organisasi yang mengelola data
·         Pusat bedah ambulatori	(mis. Milik pemerintah atau swasta)
·         Bank darah (darah, jaringan, organ)	·         Pengembang dan pembuat teknologi
·         Panti  asuh/rumah tetirahan	·         pelayanan kesehatan dan perlengkapan
·         Pelayanan hospice	(perusahaan mesin dan peralatan,  perusahaan                         farmasi, penjual perangkat lunak dan keras untuk
·         Beragam jenis rumah sakit	sistem rekaman pasien)
·         Praktek klinik swasta (besar,kecil)	·         pusat-pusat riset
·         Fasilitas kesehatan jiwa
·         Pusat kesehatan masyarakat	Edukasi
·         program pemnyalahgunaan zat
	·         Programan pendidikan kesehatan berjenjang terkait
Manajemen dan telaah pelayanan	·         fakultas kedokteran
·         Tim menjaga mutu	·         Fakultas/Program (D3) Keperawatan
·         Tim manajemen resiko	·         Fakultas Kesehatan Masyarakat
·         Tim utilasi
	Akreditasi
Pihak biaya rawat	·         Institusi terkait
·         Kantor pasien	·         Profesi terkait
·         Asuransi bag.kepegawaian
·         Departemen kesehatan/Pemda	Pemegang kebijakan
	·         Pemerintah Pusat
	·         Pemerintah Daerah

Tabel 1.1

Sumber: Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II (2006), Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik, Jakarta.